22
ABR
2016

SISTEMA DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL. GTD

UnknownSistema de Productividad Personal o Getting Things Done (GTD),  es un método de gestión de las actividades.

Este sistema esta completamente explicado y desarrollado en el libro de David Allen, ” Getting Thing Done, GTD“, titulado en España “Organízate con eficacia”.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, él  explica que debemos crear listas de tareas específicas para cada contexto.

La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer.

Principios esenciales de GTD 

Recopilar
Depositar en “cubos” externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples “cestas” o “cubos” de almacenamiento.

El objetivo es “sacar” todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los “cubos” deberían vaciarse al menos una vez por semana.

Procesar

Cuando estés procesando tu “cubo”, deberías seguir estrictamente este orden:

Empezar siempre por el principio.
No procesar más de un elemento a la vez.
No enviar de vuelta al “cubo” a ningún elemento.
Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente, posponlo.
Si un elemento no requiere una acción, archívalo como referencia.
Deséchalo si no es procedente.
Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
Si no lo puedes delegar adecuadamente, informa que está para revisarlo por el área correspondiente
Regla de los dos minutos: “Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente”. “Dos minutos” es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

Organizar

Acciones próximas – Para toda actividad o tarea que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que será  necesaria a  tomar para llevarla a cabo.

Por ejemplo:

Si la actividad es,  escribir un informe del proyecto, la acción próxima puede ser

  • escribir a Fred para reunirnos unos minutos o llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe.
  • Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas.

Proyectos –

Toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop “bucle abierto”) en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un “proyecto”. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.

Ejemplo de un diagrama de flujo para procesar y organizar

En espera –

Cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.

Algún día/Quizá –

Se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser “aprender Chino” o ‘tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo’.

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que él denomina “paisaje yermo” – hard landscape-: cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista “Pendiente” deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable.  La sugerencia de Allen es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre.  Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.

La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado.

Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creación de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados.

Hacer

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.

Herramientas y técnicas

Un dispositivo que David Allen sugiere es el “archivo de recordatorios” para organizar tus papeles (también conocidos como ’43 folders’ o ’43 carpetas’). Doce carpetas se usan para representar cada mes y 31 carpetas adicionales qué se usan para representar cada uno de los días del mes. Las carpetas son colocadas para ayudarte a recordar que actividades hacer un día específico. Cada día abres la carpeta correspondiente al día actual. Vacías la carpeta y la colocas en el mes siguiente. Este tipo de orden te permite archivar recordatorios de un modo muy simple y cómodo. Por ejemplo, si tienes un concierto el día 12 de este mes, colocas los recordatorios en la carpeta correspondiente y cuando llegue dicho día te los encontrarás. Otra opción es la de colocar el papel unos días antes del concierto, para recordarte alguna acción que se deba hacer previamente al concierto, como comprar las entradas o hablar con un amigo para ir con él a dicho evento.

About the Author
Coah personal, asesor personal, gestión del tiempo. Cuando las cosas parecen que no cuadran, yo te enseño y te ayudo a cuadrarlas, entre tu y yo, pondrás las cosas en su sitio.

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